Periódico Oficial del Estado de México del día 26/05/2016 (Sección Sexta)
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Source: Periódico Oficial del Estado de México (Sección Sexta)
26 de mayo de 2016
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Que bajo esta tesitura la Procuraduría, a fin de contribuir a descongestionar los Archivos de la Institución, para evitar la conservación indiscriminada de documentos sin valor alguno, reducir su volumen para lograr mejores condiciones para su conservación y asegurar su debida consulta, uso y difusión, de tal manera que puedan ser útiles a quienes los preservan y describen, así como a quienes los solicitan y consultan, se propone la creación de un Comité de Selección Documental de la Procuraduría General de Justicia del Estado de México;
Que lo anterior es así, ya que con esto se trata de adecuar el proceso de selección de documentos, de acuerdo a las necesidades de cada una de las Unidades Administrativas de la Procuraduría General de Justicia del Estado de México, para garantizar que los documentos, expedientes e información de cada uno de los archivos se conserven durante el tiempo que sean útiles para la gestión administrativa, el acceso a la información y la investigación, y Que en mérito de lo expuesto, he tenido a bien expedir el siguiente:
ACUERDO 11/2016, POR EL QUE SE CREA EL COMITÉ DE SELECCIÓN DOCUMENTAL DE LA PROCURADURÍA
GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO DE MÉXICO.
PRIMERO. Se crea el Comité de Selección Documental de la Procuraduría General de Justicia del Estado de México, en adelante el Comité de Selección.
SEGUNDO. El Comité de Selección tiene como propósito validar que la selección preliminar o final de los expedientes de trámite concluido se haya realizado en el Archivo de Trámite o en el Archivo de Concentración, con apego a lo establecido en los Lineamientos para la valoración, selección y baja de los documentos, expedientes y series de trámite concluido en los Archivos del Estado de México, los Dictámenes y el Catálogo de Disposición Documental.
TERCERO. El Comité de Selección, se integrará por:
I.
El Procurador General de Justicia del Estado de México, quien fungirá como Presidente;
II.
El Coordinador de Planeación y Administración, quien fungirá como Secretario Técnico;
III. Un Representante de la Subprocuraduría General, quien fungirá como Primer Vocal;
IV. Un Representante de la Comisaría General de la Policía Ministerial, quien fungirá como Segundo Vocal, y V. Un Representante del Instituto de Servicios Periciales, quien fungirá como tercer vocal.
Los integrantes del Comité de Selección designarán un suplente por escrito, quien deberá tener el nivel jerárquico inmediato inferior y podrá asistir a las sesiones del mismo en ausencia del titular, con las mismas facultades, obligaciones y responsabilidades de éste.
Los integrantes del Comité de Selección contarán con voz y voto, y ejercerán su cargo en forma honorífica.
CUARTO. El Comité de Selección está facultado para interpretar las disposiciones del presente Acuerdo y corresponde a sus integrantes, vigilar la aplicación del mismo.
QUINTO. El Comité de Selección realizará la valoración, selección y baja de los documentos y expedientes de trámite concluido existentes en los Archivos, tomando en consideración lo siguiente:
I.
El estudio y determinación de sus valores primarios y secundarios;
II.
La utilidad e importancia para el despacho y resolución de los asuntos públicos; el ejercicio de un derecho; la realización de actividades de investigación, así como el cumplimiento de las funciones de transparencia, el acceso a la información pública y la rendición de cuentas;
III.
La relevancia histórica;
IV.
La reunión de un máximo de información en un mínimo de documentos, y
V.
La antigedad y la frecuencia de uso.
SEXTO. Son facultades y obligaciones del Presidente:
I.
II.
Evaluar las actividades y determinar las acciones que permitan el adecuado funcionamiento del Comité de Selección;
Asignar las actividades a los integrantes del Comité de Selección; y
III. Aprobar y firmar el Acta de Baja de los documentos producto del proceso de selección preliminar.
SÉPTIMO. Son facultades y obligaciones del Secretario Técnico:
I.
Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias;
II.
Coordinar el funcionamiento del Comité de Selección;
