Voglio sapere a riguardo di…

Pág 4 BOLETÍN JUDICIAL Nº 142

Viernes 23 de julio del 2021

La Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202, de 24
de octubre de 1990, regula lo relacionado con la selección de documentos y establece lo siguiente:
Artículo 138 -Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la Ley que se reglamenta integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el asesor legal, el superior administrativo y el Jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la documentación, o por quienes estos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre estos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de Administración Pública, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos.
El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.
Por otra parte, para el Poder Judicial específicamente, rige lo dispuesto en el artículo 47 bis, de su Ley Orgánica:
Artículo 47 bis. - La corte Suprema de Justicia podrá ordenar la destrucción o el reciclaje de los expedientes, siempre que no sean necesarios para algún trámite judicial futuro, que no tengan interés histórico, o cuando se encuentren respaldados por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o cualquier otro medio con garantía razonable de conservación. Al efecto se publicarán las listas de expedientes por destruir en el Boletín Judicial.
Dentro del plazo de ocho días hábiles luego de la primera publicación, el Archivo Nacional podrá solicitar los expedientes que estime pertinentes. Las partes también podrán solicitar la devolución de los documentos aportados, certificación integral o parcial del expediente, o la entrega del expediente original, salvo materia penal.
Así adicionado mediante Ley Nº 7728 de 15 de diciembre de 1997.
En acatamiento a lo dispuesto por la Ley, el Archivo Nacional propone a las instituciones la confección de TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS, en las cuales se plasme la producción documental total de la entidad, se detecten duplicidades, se establezcan plazos de conservación racionales atiendo criterios legales, administrativos, entre otros, y se indique cuáles son los documentos más representativos de la institución, para que estos sean conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental del país.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Y LA INFORMACIÓN
Es importante mencionar que el Poder Judicial es una institución que comprende tres grandes ámbitos: jurisdiccional, administrativo y auxiliar de justicia. Por lo tanto, la variedad de documentos o de información que produce es significativa.
Al respecto, una de las funciones primordiales de previo a la elaboración de las tablas de plazos, es contar con un proceso de clasificación de la documentación.
Esta labor de clasificación como lo dispone el Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos consiste en la acción intelectual de agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo documental mediante clases o tipos, desde los más amplios a los más específicos de acuerdo con los principios de procedencia y orden original, esto nos permite identificar los documentos para su posterior incorporación a la tabla de plazos de conservación.
Posteriormente se organiza la información de los tipos documentales en la estructura ordenada que posee la tabla de plazos, incluso puede verse reflejados los diferentes niveles de jerarquía existente en la oficina productora, la estructura funcional u organizativa de la misma.
Existen dos tipos de sistemas de clasificación de los documentos:

Clasificación funcional: Se toman en consideración los elementos basados en las funciones de una entidad para realizar la clasificación de los documentos o la información producida en su fondo documental. Ej.: Materia Civil, Laboral, Penal, Administrativa.
Clasificación Orgánica: Se clasifican los documentos o la información de acuerdo con las divisiones o estructura orgánica de la entidad que la produce. Ej.: Dirección de Gestión Humana posee varias secciones y unidades.
Una vez clasificada la información es esencial que los operadores del sistema o los encargados del archivo documental de cada oficina productora, cuenten con los medios suficientes para identificar la totalidad de los documentos y de la información previo a la elaboración de la tabla de plazos de conservación respectiva, lo anterior responde a la necesidad de contar con un instrumento detallado, libre de errores y duplicidades y que refleje con exactitud y certeza las diversas actividades que se realizan, lo cual genera un producto final que sirva a la institución para la correcta toma de decisiones en su gestión documental.
INSTRUCCIONES PARA LLENAR LA FÓRMULA
La tabla consta de once columnas, información de encabezamiento y firmas correspondientes.
1. NÚMERO DE ORDEN: Es el número consecutivo que se asigna a cada tipo documental, en el orden que se anoten.
2. TIPO DOCUMENTAL ASUNTO: En esta columna debe anotarse la lista de todos los tipos documentales2 o asuntos que produce o recibe el despacho. A veces estos tipos documentales tienen una variedad en especie mucho mayor, es decir, una palabra que los especifica más. Ejemplo:
Existen varios tipos de expedientes; es bueno especificar el tipo de expediente de que se trata: civil ejecutivo simple, hipotecario, monitorio.
Cuando se elabora una tabla, lo común es anotar el tipo documental una sola vez, sin importar si hay un ejemplar o miles de ejemplares.
Es importante, que en esta columna los tipos documentales se encuentren ordenados alfabéticamente y orden ascendente para realizar la búsqueda de la información más rápida y eficaz.
3 ES ORIGINAL Y/O COPIA? A la par de cada uno de los tipos documentales, se anota si este tipo, que posee la oficina en cuestión, es original o copia. Si tiene el documento original se anota O. Si tiene ambos se anota: O y C. Si tiene 2 o 3 copias del mismo se anota CC o CCC. En el caso de la correspondencia se anota O y C.
4 CUÁLES OTRAS OFICINAS TIENEN ORIGINAL
Y/O COPIA DE ESTE DOCUMENTO? En esta columna deben anotarse los nombres de otras oficinas que tienen original o copia del tipo documental en cuestión. Debe señalarse cuál oficina tiene el original.
Ejemplo: Si está analizando la documentación de una Dirección Legal.
Tipo Documental Acuerdos de Consejo Superior
Original y/o Copia?
C

Cuáles otras oficinas tienen original y/o copia?
Secretaria de la Corte: O
Despacho interesados: C

La información de esta columna es fundamental para detectar duplicados y determinar a cuál oficina se le va a asignar la custodia temporal o permanente de determinado tipo documental.
5. EL DOCUMENTO Y/O LA INFORMACIÓN
ESTAN AUTOMATIZADOS?
Se indica en esta columna si el tipo documental se encuentra respaldado en un programa de cómputo o un sistema automatizado.